西東京中央総合病院 医事課 係長 土屋様、医事課 主任 一條様、経営企画課 野島様、総務課 三上様にインタビューを行いました。

本記事は、インタビュー映像の文字起こし記事です。動画版はこちら。

※以下敬称略とさせていただきます

医療法人社団 東光会 西東京中央総合病院

東京都西東京市芝久保町に位置する、医療法人社団東光会が運営する270床の急性期病院。戸田中央医科グループ（TMG）の一員です。
"愛し愛される病院"を理念に掲げ、患者様・職員・職員家族に優しく、地域に広く深く貢献できる病院を目指しています。
救急医療をはじめ、西東京市内で初めて導入した手術支援ロボット"ダビンチ"による低侵襲手術、地域包括ケア病棟や在宅療養後方支援病院としての取り組みなど、急性期から在宅までを見据えた地域完結型の医療に力を入れています。

"入退院窓口の混雑と、時間を要する面会受付が課題に"

─スマート面会導入の背景

土屋：当院は東京都の西東京市にあります。270床の急性期病院となります。
当院では医療 DX を推奨してまして、以前は正面玄関前で入退院窓口がございましたので、そちらで入院費の精算であったり、あと入院の手続きであったり、その中で面会の手続きをしていたんですが、今回それが課題ということで、今回の導入にさせていただきました。

医事課 係長 土屋様

─導入前の面会受付の課題は？

土屋：外来の受付とほぼ隣接しているので、そこが一番人が溜まるところになるので、そこが一番うちの課題だったと思います。会計周りとか入退院窓口周りがすごい人が混雑して。

一條：一人一人ご家族様に体調を確認しているという手間がありましたので、まずその記帳をいただいて、その記帳をいただいた内容を確認するということで、その確認をするための行列っていうのがやはりありまして、その面会を札を一人一人手渡しで渡しているというところで、一つの面会の受付にすごく時間を要していたっていうところがちょっと問題になっていたところになります。

"電子カルテとの連携で、患者様の安全とセキュリティを守る"

─スマート面会と電子カルテを連携した背景について

一條：やっぱり病院のセキュリティっていうのが一番大きくて、病院っていう性質上、不特定多数の方が出入りするところがありますので、患者様の安全を守るために、ちゃんと入院された方のご家族であるっていうところをマッチングさせるためには、やはり入院の電子カルテの情報がやっぱり一番正しく最新のものになりますので、それをマッチングさせているってところが一番大きなところになります。

─スマート面会と電子カルテを連携する運用方法について

一條：うちのシステムの担当の者がおりますので、その担当の者が一応プログラムを組んで、自動的に時間でそのプログラムが動くようになっているので、そのデータができるようになっています。

まず早朝の治療が始まる間際のところで、まず一つ。あとは終了間際の夕方のところで一つと、1日2回データを作成しております。

理由としましては、まず一番最初の朝の時点というのが、その日の一番最新の入院患者様の情報になりますので、まずそこの取得をしたいというのと、あとは夕方にもう一つしている理由としては、日中にご入院された方を拾うためには、やはり夕方にもう一つデータを作って取り込みをするっていうところで、その当日にご入院された方っていうのがカバーできるかなというところになります。

医事課 主任 一條様

─フリー来院制と事前予約制の使い分けは？

一條：HCUというところの病室の性質にもあるんですが、救命処置等を行う頻度が通常の病棟よりも多いところになりますので、やはり時間でご予約となりますと、万が一同室の方の急変に立ち会われたりとかすると、やはり実のご家族の方とはいえ、やっぱりそこに立ち入っていただくのは大変難しいかなというところと、あとは通常の方よりも重症の方が多いところでありますので、面会の時間をウェブ上で取るということではなく、病棟のスタッフの方にご予約を取っていただくっていうシステムを取らせていただいています。

なので、フリーパス（フリー来院制）を付与することによって、スマート面会のシステムは利用できるようにというところで、フリーパスを導入させていただいております。

あとは病棟に関してはセキュリティの関係で、あとはしっかり時間の枠でちゃんと患者様、ご家族様とお会いできる時間を設けるってところで、そこは一般病棟に関しては時間を取らせていただいております。

─来院者に定着させるために工夫したこと

一條：こちらの導入をするにあたりまして、QRコードであったりだとかって読み込みをさせていただくというところで資料を頂戴しておりました。CSVの患者様の情報とリンクをさせていただいているというところもありますので、どうしても登録の際に患者様の登録番号が必要になります。

そうなりますと、診察券は当然、ご入院中の患者様のために使用いたしますので、病棟で保管しておりますので、ご家族様がその患者様の診察券番号を把握することができませんので、いただいたその QRコードの登録コードのところに、患者様の診察券番号をすぐに記入できるスペースを設けまして、そこに入院の面会の説明をする時に、患者様の登録番号を登録した上で、この番号を使って初期登録をしてくださいというご案内をさせていただいております。

事前周知チラシ（面会者向け）

"最初の戸惑いもすぐに解消、スムーズな受付に"

─導入後のスタッフ・来院者の反応は？

野島：導入直後はなかなか新しいシステムに慣れないという職員もいまして、質問が結構多く飛び交う状況ではありましたが、慣れてくると徐々に質問も減り、他の者もスムーズに予約が取れていたかなというふうに感じます。

実際、受付に立っているわけではないんですけども、たまに見かけるところで、結構受付はすごくわかりやすく表示されているので、すごくスムーズにやられてるなというふうに感じました。

経営企画課 野島様

一條：スマート面会のそのシステムのボタンのところも、やはりタッチパネルっていうところでありますので、操作に関しても最初やっぱり戸惑いっていうのは見受けられたんですが、使っていくと慣れるっていうところもありまして、難なく、「これね」、「そうね」、「そうだよね」っていうところですぐスマートに。

シールが発行されるんですけど、シールに関しましても、普通に出てきたものをご自身でお取りになられて、あとはもう胸に貼られていらっしゃって、お帰りの時もシールのところも捨てていただくっていうところも一連で皆様滞りなく使っていただいているかなっていう印象になります。

"受付対応時間の削減と混雑緩和、電話対応も大幅に短縮"

─スマート面会導入後の病棟・受付の変化は？

土屋：面会受付時の対応時間の削減であったり、あとはその入り口付近の混雑の緩和ができたと思いますので、課題であった二点を達成することができたと思います。

三上：（面会に関する問い合わせ）電話が以前が30件くらいだったのが、大体10件から15件ぐらいに減ったかなと思います。電話の時間は今までは5分ぐらいだったのが、1、2分で終わるようになったかなと思います。

予約を取るというところに関してなんですけど、前は電子カルテと連動してなかったので、電カルでその患者さんの情報を確認して、そこから予約を取っていたんですけど、今は電カルとスマート面会が連動しているので、パソコンでわざわざ患者さんの情報を検索しなくてもよくなったというところが一番時間の短縮につながっているかなと思います。

野島：以前は一回一回検索をかけなければならなかったところを、面会者様のページに飛べるので、そこから既に面会の予約されている日が見えたりとか、あとはもう面会する日を以前のシステムだとその日ごとに検索をかけなければならなくて、すごくちょっと手間だったんですけども、今はすぐ簡単に何個も予約がいっぺんに取れるので、すごい助かってます。

総務課 三上様

"業務の効率化を目指す病院さんに、非常にいいシステム"

─導入を検討している施設へのメッセージ

野島：すごく時間短縮にもつながっておりますし、困ったことがあったらすぐチャットで相談できる環境ということがすごく助かっております。何でも相談できますし、写真とかも共有できたりとかして、すごく助かっています。

三上：面会の予約に関する電話はどこの病院さんもあると思うんですけれども、このシステムを導入してから予約の対応する時間も減りましたし、問い合わせとかも減ったかと思うので、業務効率につながるいいシステムだなと思います。

土屋：当院では、導入をしたおかげで、今までかかってた時間の削減、それで他の業務に充てることができましたので、業務の効率化を目指している病院さんには非常にいいシステムだと思います。

一條：スマート面会のシステムは本当に素晴らしいもので、スムーズに皆様ご利用されていらっしゃるので、セキュリティのところも含めてとても素晴らしいシステムかと思うので、ぜひ今後の検討いただけたらいいんじゃないかなと思います。

─本日ありがとうございました。

インタビュー動画はこちら