市立加西病院 総務人事課 牧野様、看護部 副部長 井藤様にインタビューを行いました。

本記事は、インタビュー映像の文字起こし記事です。動画版はこちら。

※以下敬称略とさせていただきます

市立加西病院

兵庫県加西市に位置する、加西市が設置する公立の総合病院です。1953年の開院以来、市内唯一の急性期と回復期機能をあわせ持つケアミックス医療を担い、内科・外科・整形外科をはじめとする約18の診療科を備え、加西市民の医療や健康維持、在宅医療支援などを担っています。

市内唯一のケアミックス医療を担う公立病院

─貴院の概要と職員構成を教えてください。

牧野：当院は、兵庫県加西市に位置する病床数163床の病院です。市内で唯一の急性期と回復期機能を持つケアミックス医療を行う公的病院として、加西市民の医療や健康維持、在宅医療支援などを担っています。

職員全体で381名、そのうち医師は常勤22名、非常勤約50名です。看護部は3病棟体制で、外来、地域連携を推進する医療介護総合支援センター、併設の訪問看護ステーションからなり、約170名の看護師が在籍しています。

市立加西病院　総務人事課　牧野様

“代休や年休はシフト入力後にさらに紙で申請、二度手間だった”

─導入前の医師・看護師の勤怠管理方法を教えてください。

牧野：職種によってシステムがバラバラで、EXCELや紙、別のシステムが混在していました。また、勤怠の打刻と勤怠管理システムがつながっていなかったため、全て目視で確認しておりました。

井藤：看護部では代休や年休もシフトで入力し、後から紙で申請していたため、全てシステムから申請しなければならないと考えると非常に手間に感じていました。

“医療系に特化した勤怠システムと、将来のビーコン活用を見据えて選定”

─Dr.JOYの勤怠管理システム・看護シフト連携を選んだ決め手を教えてください。

牧野：医師の働き方改革への対応として検討を始めましたが、他の職種の一元化したシステムを導入したいという流れになりました。病院の勤務体系は通常の事務系のものとは違って非常に特殊で細分化されていますので、医療系に特化した勤怠システムが必要と考えました。また、将来的にはビーコンを使用した勤怠管理も可能ということで、そのことも考慮してDr.JOYを選定させていただきました。

井藤：様式9を作成するにあたって、看護シフトシステムによるシフトの入力は続けなければいけませんが、同じ内容をもう一度Dr.JOYのシステムで入れるのは業務が2度手間になり、看護課長の事務作業量が膨大になることが想定されたためです。

“病院独自ルールの棚卸しと、非常勤者シフトの調整に想定以上の時間”

─導入準備で特に大変だったことを教えてください。

牧野：一番大きかったのは病院独自のルールの多さです。

長年の慣習や職種ごと部署ごとに積み重なってきた独自のルールがたくさんあるため、それをそのままシステムに当てはめようとしても、なかなかうまくいかない点がありました。

それぞれのルールを棚卸しして、“このルールは本当に必要なのか”というところから再検討する工程が想像以上に時間がかかりました。

井藤：実際に着手してみると、思っていた以上に調整する点が多かったです。看護部のシフトは多岐にわたり、特に非常勤者の勤務シフトが膨大であったため、必要性を考慮してシフトの種類を少し減らしました。

また、看護シフトシステムでは、非常勤者は正確に登録していなかったため、そこも登録できるようにするには多くの手間と時間を必要としました。

“時間外申請が可視化され、有給取得日数の計算もスムーズに”

─導入後、業務はどのように変わりましたか。

牧野：時間外申請を目に見える形で上長に承認していただくことによって、各診療科で個々の時間外勤務の状況がわかり、各個人の業務量の調整を検討していただく機会となりました。

それ以外でも、休暇申請がシステムでできるようになったため、今までは紙で申請が出るごとに決裁を回し、報告し、さらに集計も別にEXCELで入力していましたが、有給取得日数の計算等が非常にスムーズにできるようになりました。

“二重入力・転記作業がなくなり、院内メッセージで職種を超えた連絡も”

─看護部で好評な機能を教えてください。

井藤：二重入力、転記作業がなくなったことは非常に良かったと思います。また、時間管理について意識し、時間外や休暇に対する個人の知識が高まったため、今後は病院全体で労働環境や労働時間について考える機会をいただけたと思います。

特に看護部は、非常勤の看護要員の勤務シフトを見直す機会ができたため、各部署で必要とされる時間に人員を割り振って配置できました。

また、コードの整備を行ったことで、今まで紙ベースのものをEXCELに手作業で入力していた様式も、作成の時間が大幅に減りました。以前は年休、超過勤務の管理も電子カルテ端末で確認し、情報系端末に手入力していたのですが、情報系端末のみで対応できるようになったため、手間を省くことができました。

また、院内メッセージ機能を利用することで、看護部だけでなく、職種を超えて連絡伝達をスムーズに行えるようになりました。

市立加西病院　看護部　副部長　井藤様

“最初は申請の手間が増えたという声も。本来あるべき姿に近づく機会に”

─これから導入を検討している病院様へメッセージをお願いします。

牧野：システム化することは最初はすごく大変で、紙だと融通を利かせてできていたことも、一見するとできなくなったように見えてしまいます。

そのため、当院でも最初は「申請の手間が増えた」、「今までなら必要なかった」といった声が多く寄せられました。しかし、今までであれば気づくことができなかった各部署の実態や運用の不備、間違った考え方も見えてくるため、本来あるべき姿に近づくには非常に良い機会をいただけたかと思います。

井藤：新しいシステムということもあり、現状は本人の手間が増えた点はあるかもしれませんが、労務管理側の集計などは非常に見やすく、効率的に変わります。

まだまだ導入したばかりで戸惑うこともありますが、システムと一緒に運用も令和の時代に合わせて日々アップデートしていきたいと思います。

─本日ありがとうございました。

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