高知大学医学部附属病院 病院事務部 総務企画課 職員係 星野様、医療情報部 臨床工学部門 臨床工学技師長 山本様にインタビューを行いました。

本記事は、インタビュー映像の文字起こし記事です。動画版はこちら。

※以下敬称略とさせていただきます

高知大学医学部附属病院

高知県南国市岡豊町小蓮に位置する、高知県内で唯一の大学病院・特定機能病院です。 1981年10月の開院以来、診療・教育・研究の役割を担う地域医療の中核として、高度専門医療を提供しています。

“紙やタイムカードでの職種ごとの管理、集計はすべて手作業だった”

─メディカルスタッフの人数と導入前の勤務管理の状況および課題を教えてください。

星野：メディカルスタッフは全体で約240名おります。職種によってシフト体系が異なり、夜勤、当直、オンコールなど複数の勤務形態が混在しています。職種ごとに紙やタイムカードで管理しており、集計は手作業でした。

山本：臨床工学部では変形労働時間制を取り入れています。常勤職員の中でもフルタイムと時短勤務の職員がいますし、非常勤職員もおります。日勤である基本の業務時間の他、早出勤務や半日勤務、当直、日直、オンコールなど様々な勤務体系があり、臨床工学部のスタッフだけでも一元的に管理することはとても大変でした。

各スタッフが勤務状況記録簿を毎月30日を目安に提出してもらい、その勤務状況記録簿を私がチェックしていました。毎月何かしらの記載ミスや記載漏れがありましたし、月末最終日の勤務についてはやはり見込みで提出していますので、変更があった場合は修正が必要になります。その修正を再度スタッフに依頼して、修正後の内容をまた私がチェックするという作業を行っていましたので、一回の確認では終わらず、勤務状況記録簿の完成には2、3日時間を要していました。

病院事務部 総務企画課 職員係　星野様

“医師への導入実績と、現場の要望を汲み取るシステム改修の両輪が決め手に”

─Dr.JOY選定の決め手を教えてください。

星野：先に（Dr.JOY勤怠管理システムを）医師に導入しておりましたので、すでに運用が定着していたことが大きな決め手でした。また、本院の検討時期にDr.JOYさんが本院の変形労働時間制のようなシフト勤務の予定が組みやすいようシステム改修を検討されているタイミングでもあって、本院の現場の運用を踏まえた要望をいろいろと汲み取っていただきました。

“月次集計が2、3日から3時間程度に。給与計算の時間も圧倒的に減少”

─導入後の工数削減と業務改善効果を教えてください。

星野：本院では給与連携機能も導入しており、医師とメディカルスタッフの給与計算に割く時間が圧倒的に減りました。事務側の負担が軽減したことを実感しています。

山本：Dr.JOYが導入されるまでは、ずっとかかりっきりでなくても、勤怠管理に2、3日の時間を要していました。

しかし、Dr.JOYが導入されてからは日々入力が確認できますし、申請漏れの場合はチェックが入るようなシステムとなっていますので、月次集計にかかる時間が3時間程度に減り、大幅な時間短縮となりました。

これまでの当部の勤怠管理は出勤簿で管理されていたため、スタッフの出勤状況、残業状況などを客観的に残すことが難しい状況にありました。そのため、スタッフが時間外勤務の申請を漏れていたとしても、気がつくことが難しい問題がありました。

今回Dr.JOYが導入されたことで、ビーコンにより客観的に出退勤を把握することができ、管理の面では大変助かっています。また、各スタッフから提出してもらうエクセルシートから、さらに別のシートへ書き換えて、事務管理部門の職員係へ提出していましたが、こちらもDr.JOYが導入されたことにより、同一システム内で出力できるので、転記のミスが削減されました。

医療情報部 臨床工学部門 臨床工学技師長　山本様

“プリセットから選べる申請で、確認の手間も不安も軽減”

─導入後の心理的負担の変化を教えてください。

山本：これまではエクセルで管理していたので、どうしても入力ミスや訂正が多くて、同じようなミスが繰り返されることもありました。注意する側もされる側も正直しんどさはあったと思います。

Dr.JOYを導入してからは、残業申請などがプリセットから選べるようになったことで、申請ミスや差し戻しが減って、その分確認の手間や間違っていないかなという私自身の不安はかなり軽くなりました。勤務予定については、やはり複雑な勤務ですので、すごく楽になったという実感はそこまで大きくはないです。

ただ、休暇管理も含めて一つのシステムで完結できるようになったのはすごく大きくて、全体としてスタッフ管理側ともに負担は軽減されていると感じています。

“アンケートで懸念点を吸い上げ、本格稼働前に自由に試せる期間を設定”

─メディカルスタッフへの導入・定着に向けた工夫を教えてください。

星野：導入に際して、正直戸惑いの声がありました。各部署にアンケートを実施し、具体的な懸念点を確認し、その都度Dr.JOYさんと相談して調整を進めました。

また、本格稼働の3週間ほど前に、仮で勤務時間を入力したり、休暇を付与したり、システムを自由に使っていただく期間を設けました。まず、システムに慣れていただいてから本格導入に進めたことが、スムーズな定着に結びついたように思います。

“要望していた出勤簿の年単位出力機能も、今後のアップデートで追加”

─今後への期待・要望・評価を教えてください。

星野：出勤簿を年単位で出力する機能があればと思っておりましたが、今後のアップデートでこの機能が追加されると伺いましたので、大変嬉しいです。

山本：完璧なシステムはなかなかないと思いますが、困ったことがあれば相談しながら対応できる環境が整っているので、使いながら一緒に育てていけるシステムだという印象を持っています。

“医師への導入実績があれば展開のハードルは高くない”

─これから導入を検討している病院様へメッセージをお願いします。

星野：医師にすでに導入していましたので、メディカルスタッフへの展開のハードルは高くなかったです。医師及びメディカルスタッフの勤怠を一元管理できることは、事務的には大きな負担軽減になっていると思います。

山本：勤怠管理は現場管理職の重要な役割ですが、日々の業務もありますので、専念できる時間は限られていると思います。Dr.JOYの使用により勤怠状況が日々明確に把握でき、より効率的に管理できることは、部のマネジメントにも役立つと思っています。

─本日ありがとうございました。

インタビュー動画はこちら