はじめに

病院の日常業務の中で、「面会対応」はどのくらいの負担になっているでしょうか？ 患者さんとご家族をつなぐ大切な時間ですが、その裏側ではアナログな面会対応に追われたり、限られた人員の調整に苦労したりと、見えないところで多くの時間と労力が費やされています。

特にこの数年、コロナ禍を経て面会の運用は複雑になりがちです。感染状況に応じたルール変更、面会人数の制限、オンライン面会の導入など、様々な対応が必要とされ、現場の負担は増していると感じる方も少なくないでしょう。「今の面会対応、これで大丈夫かな？」と疑問を感じている病院の担当者の方もいるかもしれません。煩雑な面会対応が続くと、医療従事者が本来集中すべき業務がおろそかになってしまう懸念も出てきます。

この記事では、そんな煩雑な面会対応を『自動化』によってスマートに変え、業務効率化と患者サービス向上を両立させる秘訣を探っていきます。

病院の日常業務、「面会対応」のリアルな負担

面会対応は、病院の日常業務において、実は想像以上に多くの時間と労力を要します。

１．電話対応や問い合わせの負担

電話や内線での問い合わせ対応といった業務は、多くのスタッフの時間を占有します。「〇〇病棟の面会は何時まででしたか？何人までですか？」といった問い合わせが、日常的に担当スタッフのもとに寄せられる光景を思い浮かべる方もいるかもしれません。こうした一つ一つの対応が、本来注力すべき医療ケアや他の業務から時間を奪っているという側面は否めないでしょう。

２．受付・記録管理の煩雑さ

来院者対応や病棟への案内、面会記録の管理など、関わる部署やスタッフの負担は決して小さくありません。特に規模の大きな病院や、複数の病棟がある場合、面会受付時の書類記入や確認作業、病棟案内の煩雑さが増しがちです。面会受付用紙が紙媒体の場合、その記録管理も事務作業を増やす一因となります。

３．複雑化したルール運用の難しさ

面会制限の緩和に伴い、面会ルールが以前より複雑になった病院もあります。曜日や時間帯の指定、人数制限、事前の抗原検査のお願いなど、細かなルールを正確に運用し、患者さんやご家族に分かりやすく伝えること自体が、現場にとって新たな負担になっているという声も耳にします。このような状況を踏まえると、面会に関する業務をいかに効率化し、医療従事者の負担を軽減するかは、多くの病院にとって喫緊の課題と言えるでしょう。そして、その解決策の一つとして、いま「面会対応の自動化」が注目を集めているのだと感じています。

面会対応の自動化で期待される大きな変化

では、具体的に面会業務を自動化することで、病院現場はどのように変わるのでしょうか？期待できる変化は多岐にわたります。

１．受付業務の大幅な効率化

まず最も分かりやすいのは、受付業務の大幅な効率化です。面会希望者からの電話や対面での予約受付といった手作業が減り、システム上で一元管理できるようになります。また、面会カードへの記載依頼や面会証の手渡しといった面会手続き業務を削減できます。

２．電話対応や問い合わせ工数の削減

面会希望者からの電話や内線での問い合わせ工数も削減されます。患者さんやご家族が自分でシステムから予約状況を確認したり、手続きを完了したりできるようになれば、担当部署にかかってくる電話の数は確実に減るでしょう。「面会時間に関する問い合わせばかりで、他の業務が進まない…」といった状況からの脱却が見えてきます。

３．医療従事者が本来業務に集中できる時間の創出

結果として、医療従事者が本来業務に集中できる時間の創出に繋がります。看護師や事務スタッフが面会対応に追われる時間が減れば、その分、患者さんへのケアや、より専門的な業務、あるいは新しい取り組みのための時間を確保できます。これは、人手不足が慢性化する医療現場において、非常に大きな意味を持つ変化だと思います。面会対応という定型業務を自動化することで、医療の質を高めるための時間を生み出すことができるのです。

患者さんとご家族にも嬉しいメリット

面会対応の自動化は、病院側のメリットだけでなく、患者さんやご家族にとっても多くの利便性をもたらします。

１．好きな時間に予約できる利便性

まず、好きな時間に面会登録ができる利便性は大きいでしょう。スマートフォンやPCから24時間いつでも、都合の良いタイミングでの面会登録が可能になります。

２．病院での待ち時間短縮

病院での待ち時間短縮にも繋がります。事前に面会登録が確定していれば、来院時の受付手続きがスムーズになり、待合室で長時間待つ必要がなくなります。面会時間を有効に使えるだけでなく、病院内での滞在時間を短縮することは、感染リスク低減の観点からもメリットがあると言えます。

３．手続きの簡素化

予約システムを通じて必要な情報（面会ルール、病棟への行き方など）を事前に確認できるため、来院してから戸惑うことも減り、全体的に手続きが簡素化されると感じる方が多いでしょう。このように、面会対応の自動化は、病院と患者さん・ご家族、双方にとってメリットのある取り組みなのです。

「面会対応の自動化」を実現する具体的な方法

では、実際に病院で面会業務を自動化するためには、どのような方法があるのでしょうか。現在、最も現実的な方法として考えられるのは、対面面会に特化したシステムの導入です。

１．対面面会に特化したシステムの導入

これは、患者さんやご家族がオンラインで、面会可能な日時を確認し、希望する日時で予約を入れられるようにするシステムです。病院側は、病棟ごとや時間帯ごとに受け入れ可能な面会数上限を設定し、面会予定をリアルタイムで管理できます。導入するシステムによっては、予約完了メールの自動送信、面会日時のリマインダー通知、面会ルールのアナウンス機能、複数人での同時予約対応など、様々な便利機能を備えています。

２．入退館管理システムとの連携可能性

さらに、システムによっては入退館管理システムとの連携可能性も視野に入れることができます。面会予約システムで取得した情報と、病院の入退館システムを連携させることで、より厳格なセキュリティ管理体制を構築できる可能性があります。例えば、事前登録した人以外の立ち入りを制限したり、万が一の際に面会者の入退館記録を素早く追跡したりすることが考えられます。このような連携は、病院全体のセキュリティレベル向上に大きく貢献するでしょう。

導入を検討する際に押さえておきたいポイントと課題

面会対応の自動化は多くのメリットをもたらしますが、導入にあたってはいくつか検討しておくべきポイントや、乗り越えるべき課題も存在します。

１．システム選びの基準

まず重要なのは、システム選びの基準です。自院の規模や体制、面会ルールに合った柔軟な設定ができるか、操作性はどうか（病院スタッフ側、面会者側双方にとって）、既存のシステム（電子カルテなど）との連携は可能か、サポート体制は整っているか、といった点を慎重に比較検討する必要があります。高機能であることだけが良いのではなく、自院にとって本当に必要な機能を見極めることが大切です。

２．現場へのスムーズな導入・定着

次に、現場へのスムーズな導入・定着です。新しいシステムの導入には、多かれ少なかれ現場の戸惑いが伴います。特にITシステムの操作に慣れていないスタッフもいるかもしれません。十分な操作研修やマニュアル整備を行い、現場からの疑問や不安に丁寧に対応するサポート体制が不可欠です。「使い方が分からない」「かえって手間が増えた」とならないよう、現場の声を丁寧に聞きながら進める姿勢が求められます。

３．セキュリティやプライバシーへの配慮

また、システム化に伴うセキュリティやプライバシーへの配慮も極めて重要です。面会予約システムは、患者さんの個人情報や面会者の情報を扱います。これらの情報が漏洩したり、不正にアクセスされたりしないよう、システムのセキュリティ対策が十分に講じられているか、運用体制はどうするかなど、個人情報保護法や医療情報システムの安全管理に関するガイドラインを遵守した対応が必須です。これらの課題に対して、事前にしっかりと準備し、関係部署と連携しながら丁寧に進めていくことが、面会対応の自動化成功の鍵となるでしょう。

「面会対応の自動化」を実現する具体的な方法

面会対応の自動化は、それ自体で大きな効果を発揮しますが、これは病院全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）における一つの重要なステップと位置づけることもできます。

１．データ活用によるサービス改善

面会予約システムで収集されるデータ（いつ、誰が、誰に、どのくらいの時間面会したかなど）は、適切に分析することで、面会の傾向や需要のピーク時間帯などを把握するのに役立ちます。これらのデータを活用することで、より効率的な人員配置や、面会ルールの見直しなど、サービス改善に繋げられる可能性があります。

２．看護業務の質改善

面会対応の多くは看護師が担ってきましたが、自動化によってその負担が軽減されます。受付や案内、退館確認といった定型的な業務が減ることで、看護師は本来のケアに集中でき、患者との時間をより充実させることができます。また、家族からの問い合わせやトラブル対応の発生も減少し、結果として看護業務全体の質向上につながります。

３．セキュリティと安全性の向上

自動化されたシステムでは、面会者の情報が正確に記録されるため、不審者の入館や記録漏れといったリスクを最小化できます。「誰が、いつ、どこにいるのか」が明確になり、災害時や緊急時の所在把握にも役立ちます。これにより、患者・家族・スタッフ全員の安全性が高まります。

まとめ：面会対応の自動化は、患者さんと病院、双方に価値をもたらすDXの第一歩

コロナ禍を経て、病院の面会を取り巻く状況は大きく変化しました。その中で、面会対応の自動化は、煩雑になりがちな現場の業務を効率化し、医療従事者の負担を軽減する強力な手段となり得ます。

それだけでなく、患者さんやご家族にとっては、よりスムーズで、より自由に、そしてより安心して面会できる環境を提供することに繋がります。これは、患者さんの療養生活における満足度向上や、病院への信頼性向上といった、数値化しにくいけれども非常に大切な価値をもたらすでしょう。

面会対応の自動化は、単なるツールの導入に留まらず、病院が患者さんやご家族とどのように向き合うか、医療従事者が本来業務にどう集中できるか、といった、病院経営の根幹に関わる課題に対する一つの答えなのかもしれません。

これから病院のDXを推進していく上で、どこから手をつければ良いか迷っている方もいらっしゃるかもしれません。もしかすると、「面会対応の自動化」は、比較的小さな一歩に見えつつも、現場の働き方改革と患者サービス向上という二つの大きな課題に同時にアプローチできる、非常に効果的な最初の一歩となるのではないでしょうか。