はじめに

病院薬剤師の皆さんは、日々の業務の中で様々な業者と関わることが多いと思います。医薬品の仕入れや医療機器のメンテナンス、医薬品情報提供など、病院薬剤部運営には欠かせない存在ですよね。

しかし、業者担当者が変わると、

「新しい担当者とどう接すればいいか分からない…」

「引き継ぎがうまくいかず、トラブルになったらどうしよう…」

「そもそも、業者管理って何をすればいいの？」

といった不安や疑問を持つ方もいるのではないでしょうか？

そこで今回は、病院薬剤師が行う業者管理の基本と、担当者変更時の引き継ぎについて、よくある疑問をQ&A形式でまとめました。

業者担当者が変わってもスムーズに業務を進められ、より良い関係を築けるようになるヒントをまとめました。ぜひ最後まで読んで、日々の業務にお役立てください。

なぜ病院薬剤師が業者管理を行う必要があるのか？

病院薬剤師が業者管理を行うことは、病院薬剤部業務を円滑に進める上で非常に重要です。

薬機法では、病院や薬局に管理薬剤師を1名置くことが義務付けられています。これは、医薬品の品質や安全性を確保し、患者さんに適切な医療を提供するために、薬剤師が責任を持って業者管理を行う必要があるからです。具体的には、以下の点が挙げられます。

・医薬品の品質確保

適切な業者管理を行うことで、品質の高い医薬品を安定的に確保し、患者さんに安全な医療を提供することができます。 信頼できる業者から質の高い医薬品を仕入れることは、患者さんの安全に直結する重要な役割です。   

・情報収集

業者から提供される医薬品情報や最新の医療機器情報は、薬剤師の知識向上に役立ちます。 常に最新の情報を把握することで、患者さんに最適な薬物療法を提供することができます。   

・業務効率化

業者との良好な関係を築くことで、発注や納品、メンテナンスなどの業務をスムーズに行うことができます。 無駄な時間を削減し、より多くの時間を患者さんの対応に充てることができます。   

・リスク管理

業者とのやり取りを記録しておくことで、トラブル発生時の対応をスムーズに行うことができます。 また、業者との契約内容を明確にしておくことで、不測の事態にも適切に対応できます。   

業者管理の基本

業者管理の基本として、以下の4つのポイントを押さえましょう。

１．業者情報の記録と管理：正確な情報把握でスムーズな取引を

業者名、担当者名、連絡先、取引内容などを正確に記録し、一覧表などで管理しましょう。 名簿は定期的に更新し、常に最新の状態を保つことが大切です。 正確な情報を記録することで、担当者変更時にもスムーズに引き継ぎができます。   

２．訪問記録の管理：情報共有とトラブル防止に

業者担当者の訪問日時、訪問目的、提供された情報などを記録しておきましょう。 情報共有の際や万が一トラブルが発生した際の対応に役立ちます。   

３．情報提供の管理：最新情報へのアクセスを確保

業者から提供された医薬品情報や学術資料などは、適切に保管・管理し、必要な時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。 最新の医薬品情報や学術資料は、薬剤師の知識向上に役立ちます。   

４．関係構築：良好なコミュニケーションで信頼関係を築く

業者担当者と良好なコミュニケーションを図り、信頼関係を築くことが大切です。 日頃から挨拶や情報交換を積極的に行いましょう。   

業者担当者変更時の引き継ぎ

病院側の業者担当者が変更になる場合は、以下の手順で引き継ぎを行いましょう。

１．引き継ぎ内容の確認

前任者から、引き継ぎ事項や注意点などを詳しく聞き取りましょう。 特に、過去のトラブル、未解決の案件があれば、しっかりと確認しておくことが重要です。   

２．病院のルール説明

新任者には、病院の取引ルールや納品方法、訪問時間など外部業者と定めているルールを丁寧に説明しましょう。 また、病院薬剤部の方針についても伝えておくと、よりスムーズに業務を進められます。

３．記録の引き継ぎ

業者情報や訪問記録などの資料を新任者に引き継ぎましょう。 データで管理している場合は、アクセス権限の変更なども忘れずに行いましょう。   

よくある質問

Q. 引き継ぎ時にトラブルが発生した場合、どのように対応すれば良いですか？

A.  まずは落ち着いて状況を把握し、前任者や業者の上司に相談しましょう。 一人で抱え込まず、周りの人に協力を求めることが大切です。また、トラブルの内容によっては、薬剤部の責任者や上司に報告する必要がある場合もあります。   

Q. 業者情報はどこまで記録しておくべきですか？

A. 業者名、担当者名、連絡先といった基本情報の他に、取引内容（医薬品、医療機器など）、契約内容、訪問日時、提供された情報なども記録しておくと良いでしょう。 これらの情報は、今後の取引やトラブル発生時の対応に役立ちます。   

Q. 業者からの情報提供をどのように管理すれば良いですか？

A. 業者から提供された医薬品情報や学術資料などは、ファイリングしたり、データベース化したりして、分かりやすく整理・保管しましょう。 また、重要な情報は、薬剤部内で共有できるようにしておくと便利です。   

まとめ

今回は、病院薬剤師が行う業者管理の基本と、担当者変更時の引き継ぎについて解説しました。業者管理は、病院薬剤部業務を円滑に進める上で非常に重要な業務です。業者担当者と良好な関係を築き、信頼関係を構築することで、医薬品の品質確保、情報収集、業務効率化、リスク管理など、様々なメリットがあります。

近年、医療業界では、高齢化や医療費の増加、薬剤師不足など、様々な課題に直面しています。このような状況下において、病院が安定した経営を続け、患者さんに質の高い医療を提供するためには、業者とのスムーズな連携が不可欠です。

Dr.JOYは、病院の業務効率化を支援するサービスを幅広く提供しており、業者管理に役立つ機能も充実しています。

オンライン名簿機能

業者の顔写真、名前、会社名、担当製品をデータベース化し、簡単に検索・管理できます。 担当者変更の際も、情報の一括更新が可能です。    

担当者自動更新

業者担当者が変更になった場合、業者側で担当解除/担当登録を行います。引き継ぎ漏れを防ぎ、常に最新の名簿を利用できます。   

情報共有機能

業者から提供された情報や訪問記録などを、薬剤部内で簡単に共有することができます。 情報共有をスムーズに行うことで、業務効率化に繋がります。

他にも薬剤部で活用できる便利な機能を取り揃えていますので、ぜひチェックしてみてください！