はじめに

近年、医療機関ではデジタルトランスフォーメーション（DX）が急速に進行しています。電子カルテやオンライン診察などの導入が広まり、診療や患者対応の現場ではデジタル技術の活用が進んでいる印象です。一方で、院内の防犯やセキュリティ面はまだ従来のアナログな運用に頼っている施設も少なくありません。実際のところ、来訪者の出入りを手書き名簿で管理している病院も珍しくないのではないでしょうか。

しかし、院内に外部から多くの業者が出入りする状況を考えると、患者様やスタッフの安全を守るうえで、来訪者管理をより厳密かつ効率的に行う必要が高まっています。医薬品や医療材料を扱う部署にとっては、誰がいつ納品しているかを正確に把握し、トラブルを未然に防ぐ仕組みが求められているのです。こうした背景のなか、受付や入退館管理を自動化し、セキュリティを強化しつつスタッフの負担を軽減するシステムが注目されています。

従来の来訪者対応が抱える課題

病院で行われる「業者の来訪受付」は、一見地味な業務ですが、医療の現場を円滑に回すうえで重要です。ところが、多くの施設では受付窓口で紙の名簿に名前を書いてもらうだけといったアナログ運用が根付いています。すると以下のような問題が起こりがちです。

情報の抜け漏れや判読の難しさ
手書きの名簿では、文字が読みづらかったり、記入漏れがあったりして、正確な履歴が残らない。

追跡調査の困難さ
トラブルやクレームが発生した際、誰がいつどこを訪れたかをたどる作業に手間がかかる。

スタッフの負担増大
業者対応だけでなく、押印や書類チェックといった作業が重なり、患者対応との両立が難しくなる。

さらに、紙の名簿に個人情報を書き込む場合、他の来訪者からも簡単に見えてしまうなど、個人情報保護の観点でもリスクが残ります。

薬剤師目線で見る業者対応の背景

薬剤師の立場からは、医薬品や医療材料の納入業者が日々頻繁に院内を出入りしている現実を強く感じるのではないでしょうか。在庫管理や安全管理が求められるなか、納品スケジュールの行き違いや担当者不在など、些細なすれ違いが大きなトラブルに発展するリスクも否めません。アナログな受付や目視確認だけでは、どうしてもヒューマンエラーが生じやすくなるといえるでしょう。

こうした状況から、受付や入退館管理をIT化し、来訪者の動線を可視化する「来訪者対応のDX化」の取り組みが注目されています。DX時代に合った形でセキュリティと業務効率を両立し、スタッフの負担を和らげる一つの手段です。

“来訪者対応のDX化”とは

クラウドやモバイル端末などのIT技術を活用し、院内を訪れる業者や外部関係者の入退館を効率的かつ安全に管理する仕組みです。従来の紙や口頭によるやり取りをデジタル化し、リアルタイムで来訪状況を可視化するのが特徴といえます。スマート化の一例として挙げられるのが、Dr.JOYの入退館管理です。このシステムではビーコン（電波発信機）と院内に設置された受信機を組み合わせ、来訪者の動きを自動で記録します。具体的には以下のような流れになります。

１．ビーコン名札の装着

業者には院内に入る際、ビーコン名札を装着してもらいます。ビーコンは小型の発信機で、常に微弱な電波を送信しているため、誰が何時に通過したかを受信機が検知できます。

２．院内各所に受信機を設置

病院側は正面玄関や医局、薬剤部入口などの要所に受信機を配置。ビーコン名札をつけた人が通ると、自動的に入退館情報がシステムへ送られます。

３．クラウド上でデータを一元管理

受信機が集めた情報をクラウドに集約し、「何時に、どの業者が、どこに滞在していたのか」が履歴として記録・表示される仕組みです。追跡や確認が必要な際も、パソコンやタブレットで検索できるため、紙の名簿よりはるかに迅速な対応が可能になります。

このようにビーコンを活用すると、アナログな受付方法にありがちな人為的ミスを大幅に減らせるだけでなく、セキュリティも強化できるというわけです。

期待されるメリットと導入の流れ

来訪者対応をDX化すると、来訪者が入館時に毎回紙に記入したり、受付スタッフが細かく誘導したりする手間を最小限に抑えられます。ビーコン名札をつけてもらうだけで、入退館の履歴が自動的に取得されるので、以下のようなメリットが考えられます。

・受付スタッフの業務負担を軽減

・外部者の行動範囲を正確に把握

・万が一の際の迅速な追跡と対処が可能

導入にあたっては、まず院内のどこに受信機を置くかを決定し、システムの設定を行います。そのうえで、業者にビーコン名札の運用ルールを周知し、実運用を始める流れが一般的です。

セキュリティと業務効率の両立

１．不正な侵入を防ぎ、来訪記録をより確認しやすくする

ビーコン名札を利用することで、不正侵入やなりすましのリスクが大きく低減します。もし院内でトラブルが起きた場合も、クラウド上の履歴を検索すれば「誰が何時にどこを訪れていたか」をすぐに把握できます。追跡性を確保するうえでも大きなメリットでしょう。

２．受付・管理業務の省力化

従来の紙ベースの受付では、業者に一人ひとり名前を手書きしてもらったり、押印をしたりと、スタッフ側も来訪者側も手間と時間を要していました。しかし、ビーコン名札を装着してもらうだけで自動的に入館が登録されるなら、受付の混雑や待ち時間が格段に減ります。運用開始後は、スタッフが紙台帳をチェックする必要がなくなるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。

３．院内コミュニケーションの活性化

外部業者の来訪スケジュールや滞在状況が可視化されれば、院内の担当者同士の連携もスムーズに進むようになります。たとえば、薬剤部に納入に来た業者の滞在情報を、担当部署がリアルタイムで把握できれば、先回りして業者を迎えたり、書類を準備したりと効率的な動きが可能です。結果的にミスや行き違いが減り、院内全体のコミュニケーションも活発化するのではないでしょうか。

４．医薬品や医療材料のスムーズな搬入管理

薬剤師の立場からすると、医薬品や医療材料の納入タイミングが可視化されるのは非常に助かります。ビーコン名札を身につけた業者が薬剤部入口を通過した時点で誰が来ているかわかるため、在庫管理や受領ミスの防止にも繋がります。特に冷蔵保管が必要な製剤などは、納入時の対応が遅れれば品質に影響を及ぼしかねません。こうしたリスクを減らせるのは大きなメリットです。

５．安全管理とトレーサビリティの向上

医薬品回収や品質トラブルが発生した場合、「どのロットがいつ納品されたか」を突き止めることは重要な課題です。来訪履歴が明確に残っていれば、該当の業者や日時を素早く割り出し、問題を抱える医薬品の範囲を正確に把握できます。ビーコンにより履歴が自動で残ることで、紙ベースよりもトラブル対応がはるかに迅速・正確になるのではないでしょうか。

DXで生まれる新たな院内セキュリティ

電子カルテや遠隔診療など、DXの象徴的な取り組みに比べると、入退館管理は地味な存在かもしれません。しかし、医療従事者や患者様の安全を守り、院内の業務効率を高めるうえで、その重要性は見過ごせません。ビーコンを利用したスマート来訪者対応システムは、紙の台帳や名簿による煩雑な受付から脱却し、不正侵入やミスを防ぎつつ業務効率化を実現する手段として有力です。

薬剤師のように医薬品や医療材料の在庫管理を担う部署にとっては、業者の来訪時間や行動範囲を正確に把握できることが大きな安心材料となります。この機会に院内セキュリティのDX化を検討してみてはいかがでしょうか。