はじめに：院内の電話連絡、「つながらない」「伝わらない」に悩んでいませんか？

病院や総合病院の現場は、常に多くの情報が飛び交い、迅速かつ正確なコミュニケーションが不可欠です。しかし、スタッフ間の連絡手段として主に電話を使っていると、「相手が処置中で電話に出られない」「伝言を頼んだが、正確に伝わっているか不安」「緊急時に一斉に連絡したいのに時間がかかる」…そんな悩みを抱えることは少なくないでしょう。
特に、多忙を極める医療現場では、電話がつながらないことによるタイムラグや、伝達ミスが、業務の遅延だけでなく、時には医療安全にも関わる可能性すらあります。こうした従来の電話連絡の限界を感じている医療機関は多いのではないでしょうか。

なぜ今「SMS」が有効？スタッフ間コミュニケーションにおける3つのメリット

そこで注目されているのが、携帯電話番号宛てに短いメッセージを送れるSMS（ショートメッセージサービス）です。なぜ、院内のスタッフ間コミュニケーションにおいてSMSが有効なのでしょうか？
主なメリットを3つご紹介します。

1. 迅速かつ確実に情報を届けられる（開封率の高さ）

SMSは、多くの携帯電話に標準搭載されており、特別なアプリのインストールも不要です。メールのように迷惑フォルダに振り分けられたり、他の通知に埋もれたりする心配が少なく、受信者に気づかれやすいという特徴があります。
一般的にメールよりも開封率が高いと言われており、緊急性の高い情報や重要な連絡を確実に届けたい場合に非常に有効です。

2. 電話対応の負担軽減と業務効率化（時間や場所を選ばない）

電話のように、相手の状況を気にして発信したり、応答のために作業を中断したりする必要がありません。送信者は都合の良いタイミングでメッセージを送れ、受信者も手が空いた時に確認できます。
これにより、電話対応にかかっていた時間や手間が削減され、スタッフは本来の業務に集中しやすくなります。まさに、多忙な医療現場にフィットした連絡手段と言えるでしょう。

3. 記録が残り、連絡漏れや「言った言わない」を防ぐ

送信・受信の履歴がテキストで残るため、「伝えたはず」「聞いていない」といったコミュニケーション齟齬を防ぐのに役立ちます。
誰に、いつ、どのような内容を送ったかが明確になるため、連絡漏れの防止や、後々の確認も容易になります。

こんな場面で効果を発揮！病院・総合病院での具体的なSMS活用シーン

SMSは、院内の様々なコミュニケーションシーンで活用できます。

1. 緊急連絡・災害時の安否確認（BCP対策として）

地震や台風などの自然災害発生時、あるいは院内での緊急事態発生時に、スタッフへ安否確認や招集、指示などを一斉に、かつ迅速に送信できます。
電話回線が輻輳（ふくそう）している状況でも、SMSは比較的つながりやすいとされるため、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。

2. 急なシフト変更や欠員補充の連絡

「急にスタッフが欠勤になった」「応援が必要になった」といった場面で、対象となるスタッフに一斉に連絡し、出勤可否などを確認できます。
電話で一人ひとりに連絡する手間が省け、スピーディーな人員確保につながります。

3. 研修や会議の案内・リマインド

院内研修や会議の日程案内、前日のリマインドなどをSMSで送信することで、参加率の向上や、うっかり忘れの防止に役立ちます。
URLを記載すれば、関連資料へのアクセスも促せます。

4. 部署や職種など、特定グループへの一斉連絡

看護部全体、特定の診療科の医師、夜勤担当者など、対象者を絞って必要な情報を一斉に送信できます。情報共有の効率化に貢献します。

【ツール情報】「Dr.JOY」に見る、SMS一斉連絡の効果的な活用

院内コミュニケーションに特化したツールの中には、こうしたSMS送信機能をより便利に、効果的に活用できるものがあります。
例えば、多くの医療機関で導入されているコミュニケーションプラットフォーム「Dr.JOY」も、SMS一斉連絡機能を提供しています。

1.Dr.JOYのSMS一斉連絡機能とは？

Dr.JOYのプラットフォーム上で管理している職員情報に基づき、指定した職員やグループに対して、パソコンから簡単にSMSを一斉送信できる機能です。単なる一斉送信だけでなく、以下のような特徴があります。

• グループ別送信: 部署、職種、役職などで作成したグループ単位での送信が可能です。

• 既読確認: 送信したメッセージを相手が開封したかどうかを確認できるため、安否確認などの確実性が求められる連絡で特に役立ちます。

• 安否確認テンプレート: 災害時などを想定した安否確認用の定型文が用意されており、迅速な初動対応をサポートします。

2.導入で期待できる効果

Dr.JOYのようなツールを活用することで、単にSMSを送るだけでなく、職員情報の管理と連携した効率的な情報伝達、既読確認による確実な状況把握、テンプレート活用による迅速な対応などが可能になります。
これにより、日常業務の効率化はもちろん、緊急時の情報共有やBCP強化にも大きく貢献することが期待できるでしょう。

SMS導入をスムーズに進めるためのポイントと注意点

院内にSMS連絡を導入する際には、いくつか注意すべき点があります。

1. 事前に明確にすべき運用ルール

どのような内容をSMSで送るのか（業務連絡のみか、緊急連絡に限定するか等）、送信を許可する時間帯、返信の要否や方法などを事前に明確なルールとして定め、全スタッフに周知することが重要です。
ルールが曖昧だと、かえって混乱を招く可能性があります。

2. セキュリティと個人情報保護への配慮

SMSは手軽な反面、誤送信のリスクも伴います。特に患者情報など機密性の高い情報の送信は原則として避けるべきです。
また、スタッフの個人携帯番号を利用する場合は、プライバシーへの配慮や管理方法について十分に検討する必要があります。専用ツールの導入は、セキュリティ管理の観点からも有効な選択肢となります。

3. 職員への周知と理解促進の重要性

なぜSMSを導入するのか、それによってどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明し、職員の理解と協力を得ることが不可欠です。
一部のスタッフだけが利用する状況では、形骸化してしまう可能性もあります。

まとめ：SMSを活用し、よりスムーズで確実な院内コミュニケーション体制を築こう

多忙な医療現場において、スタッフ間の迅速かつ確実なコミュニケーションは、業務効率化と医療安全の向上に直結します。従来の電話連絡の課題を補完する手段として、SMSは非常に有効なツールとなり得ます。
緊急時の連絡網から、日常的な業務連絡、情報共有まで、SMSの活用シーンは多岐にわたります。Dr.JOYのような専用ツールを導入すれば、さらに効率的でセキュアな運用も可能です。
「連絡がつながらない」「情報伝達に時間がかかる」といった課題にお悩みの病院・総合病院関係者の皆様、この機会にSMSを活用した新しいコミュニケーション体制の構築を検討してみてはいかがでしょうか。きっと、よりスムーズで確実な院内連携が実現するはずです。

出典元

• Dr.JOY