はじめに

「医師の勤務管理がとにかく複雑で、医局秘書や事務が手一杯になっている」という声を、病院経営に携わる方々からよく耳にします。

実際に、医師のシフトや当直、外来・オペのスケジュール調整などは、細かい調整項目が多い上に変更も頻繁です。多忙な医師が安定して働くためには、勤務管理が適切かつ効率的に運用される必要があります。

ですが、その最前線で奮闘している医局秘書や医局事務の負担は想像以上に大きいようです。

一方で、近年「働き方改革」というキーワードが各医療機関にも浸透してきました。特に2024年4月以降は、医師の時間外労働の上限規制（厚生労働省による医師の働き方改革）が本格的に適用され、医局における勤務体制の整備が急務となっています。

その流れも後押しして、勤務管理のデジタル化（DX）が進むことで、医局の管理業務が大きく変わりつつあります。医局秘書や事務が新たな役割を得たり、外部サービスを活用したりする動きも活発になってきました。

医療機関の管理職や労務担当の方が、医師の勤務管理をどう最適化すればよいか探っている姿は、まさに「新時代の医療運営」を象徴しているように思います。

本記事では、医局秘書・医局事務の働き方改革を中心に、医師の勤務管理DXの最前線をご紹介します。さらに、こうした背景の中で役立つシステムや外部サービス、そして実際に活用されはじめている具体例をお伝えしながら、医師・スタッフがともに働きやすい環境を実現するためのヒントを探ってみたいと思います。

医局秘書・医局事務の役割と現場の負担

1. マルチタスクが当たり前の「縁の下の力持ち」

医局秘書や医局事務は、医師のスケジュール管理、学会や研究会の準備、診療記録の補助など、多岐にわたる業務に携わっています。とくに医師の勤務管理においては、以下のようなタスクが多いのではないでしょうか。

• シフト作成・調整：当直・外来・オペ・研究日の割り振り

• 休暇や代休の調整：突然の休暇申請、学会出張時の調整

• 勤怠の記録：残業時間や勤務時間の正確な把握

• 連絡業務：医師間の情報共有やミーティング設定

これらの仕事は医療の根幹を支える大切な役割ですが、一方で「人手による調整」が多く発生するのが現状です。例えば、シフト表をExcelで作り、医師の都合に合わせてメールや電話で一つひとつ確認すると、想像以上の手間と時間がかかります。変更が生じるたびに修正を繰り返すため、最新のシフト情報と合わなくなり混乱するケースも珍しくないでしょう。

2. 職場にのしかかる負荷とストレス

医局秘書や事務スタッフは業務範囲が広い分、残業して対応する場合も少なくありません。医師の出張や学会が重なる時期には作業量が一気に増えるため、時間外まで働かざるを得ない場面もあるようです。

その結果、「疲弊して離職してしまう」「優秀な人材が見つからない」といった課題が医局全体の組織運営に影響を及ぼす可能性も高まります。

医師の勤務管理におけるDX最前線

1. テクノロジーで生まれる新しい働き方

こうした状況を変えようと、多くの病院で進みつつあるのが勤務管理のデジタル化、いわゆる「DX化」です。クラウド型の勤務管理システムやシフト調整機能など、多彩なツールが続々と登場しています。

• 自動シフト作成機能：医師の専門分野やスキル、希望勤務日をあらかじめ登録し、最適な組み合わせを自動で提案

• リアルタイム共有機能：変更が発生した際、全ての端末に即時更新が反映

• データの一元管理：勤怠や休暇情報が集約され、レポート作成や給与計算にも役立つ

こうしたテクノロジーを取り入れることで、これまで手作業で対応してきた多くの業務を省力化できるようになります。結果として、医局秘書や事務スタッフの時間的余裕が生まれ、それをより付加価値の高い仕事（例えば医師の研究サポートや教育支援など）に振り向けられるのは大きなメリットでしょう。

2. AIや自動化への期待と課題

AI（人工知能）を用いた勤務スケジュール最適化技術も注目されています。

実験的に、AIが学習を重ねることで「この診療科ならば、月曜日の外来が混雑しやすいから医師の人数を多めに配置」といった、より高度な予測に基づくシフト作成も可能になるといわれます。一方で、「突発的な休暇」や「医師個人の習熟度」など、人間的な側面をどう考慮するかという課題も残っています。

ただ、ある程度自動化が進むだけでも、秘書や事務スタッフの精神的負荷は大幅に軽減されるのではないでしょうか。

働き方改革と医局秘書・事務が果たす新たな役割

1. 業務範囲の変化

業務管理システムの普及に伴い、医局秘書や事務スタッフの仕事そのものが変化してきています。たとえば、単なる「雑務・調整係」から「データ分析・運用管理のエキスパート」へと立ち位置が変わるケースも出てきました。システムやデータを活用して、より良い勤務体制を提案するような役割を担うわけです。

このように、従来の「裏方」イメージから、医師や病院経営にとって欠かせないパートナーへと進化していく姿は、とても力強いと感じます。

働き方改革の流れも相まって、医局秘書や事務が自分たちのキャリアを主体的に考える機運が高まっているのではないでしょうか。

2. 外部サービスとの連携

さらに、外部のシステムやサービスを活用する動きも見られます。医局内の秘書や事務スタッフだけでは手が回らない業務を切り出し、専門のサポート企業にアウトソースしてしまうという発想です。具体的には、以下のような業務が対象になるケースがあるようです。

• 勤務表の作成・更新

• 出張や学会手続きの手配

• 書類作成や発送業務

• 勤怠データの集計とレポート作成

特に、勤務管理を中心としたサービスは、システム連携やクラウドツールを駆使して効率化を後押ししてくれます。「医局秘書の業務量を大幅に削減でき、最終確認だけを院内で行う体制にできた」という事例もあるようです。

もちろんコスト面の検討や情報セキュリティ対策、連絡体制の整備など、導入前にチェックすべきポイントは多々あります。

しかし、うまく活用できれば、内部スタッフをより戦略的な業務に集中させられる可能性は十分にあるでしょう。

Dr.JOYの勤務管理機能でさらなる効率化を

実際に外部サービスやシステムの導入を検討する際には、「現場の声を丁寧に拾い上げること」と「ツールやサービスをしっかり比較・検証すること」がとても大切です。導入が目的になってしまうと、「使いづらい」「現場のスタッフが混乱する」といったトラブルを招きかねません。たとえば、導入前の周知やマニュアル整備が不十分なままシステムを切り替えた場合、操作方法が浸透せず現場が混乱してしまうことがあります。また、紙ベースの業務フローを完全に置き換えないまま新システムを導入すると、二重管理が生じて逆に負担が増えるリスクもあるため、十分な事前準備が必要です。

もし、これから本格的にクラウドシステムの活用を考えているのであれば、Dr.JOYの勤務管理機能も検討候補の一つとしておすすめしたいと思います。実際の医療現場に合わせて設計されているため、医局秘書や事務が抱える課題や悩みに特化した機能も多数搭載されています。

• 一元管理で常に最新の情報を共有できる

• シフト調整等、各医師の代行操作が行える

• 直感的に操作できるUIで導入ハードルが低い

詳しくは、下記リンクから機能ページをご確認いただけます。現場の働き方を大きく変える一助になるのではないでしょうか。

勤務管理機能 | Dr.JOY（ドクタージョイ）

まとめ

医師の勤務管理は、医局秘書や事務、そして医師自身の負荷軽減にとって極めて重要なテーマです。働き方改革が叫ばれるなか、DXを活用することで「シフト作成や勤怠管理がシステム化され、スタッフの労力が大幅に減る」という未来は決して夢物語ではありません。

むしろ、それを実現した病院やクリニックが増えている現状を見ると、早い段階で取り組むほどメリットを得やすいと感じます。

医局秘書や事務の方が、より本質的な業務に注力できるようになることで、医師や患者さんにとってもメリットの大きい形へと変化していくでしょう。

実際、「働きやすい職場は、医療サービスの質も向上させる」と考える経営者や管理者が増えているのが今のトレンドです。医師が安心して臨床や研究に打ち込めるようになれば、組織全体のパフォーマンスは向上し、最終的には患者さんの満足度アップにもつながるはずです。